Rámcové požadavky na interní whistleblowing

33.1

Rámcové požadavky na interní whistleblowing

JUDr. Pavel Koukal

Jak již bylo shora konstatováno, tak by interní mechanismus pro oznamování nekalého jednání měl být u každé organizace rámcově zaveden a nastaven jako transparentní, organizačně a technicky zabezpečený a důvěrný vnitřní systém.

Oznámení, která jsou ústně či písemně podána (učiněna) v rámci interního kanálu u organizací ve veřejném nebo soukromém sektoru, se označují jako interní oznámení.

Rámcové požadavky přitom musí být splněny nejen kvůli tomu, aby byl daný mechanismus reálně fungující a efektivní, ale aby současně umožňoval uplatnění interního whistleblowingu jako základního (primárního) kanálu. Využití externího kanálu pro podání oznámení by tedy mělo v tomto směru představovat pouze podpůrnou a spíše výjimečnou formu oznamování.

Primární využívání interních oznamovacích kanálů je přitom nejen v zájmu příslušné organizace, ale je to i v širším obecném zájmu, když interní oznámení a jeho rychlé prošetření se znalostí věci i zapojených osob umožňuje případné vyloučení zjevně neopodstatněných oznámení, která mohou být často jen způsobem "řešení" sporů na pracovišti a mohou v nejednom případě vést i k nespravedlivému obvinění kolegů anebo poškození dobré pověsti organizace. Interní whistleblowing tak vytváří mimo jiné i předpoklady k eliminaci těch nedůvodných oznámení, jež mají svůj základ ve sporech a konfliktech mezi zaměstnanci anebo v nepochopení interních procesů či obyčejných nedorozumění.

 NahoruDůvěrnost a ochrana totožnosti oznamovatele

Základní podmínkou pro to, aby byl interní whistleblowing skutečně reálně fungujícím primárním kanálem pro oznamování protiprávního jednání je to, že zaměstnanci dané organizace a další v úvahu připadající oznamovatelé (členové orgánů právnické osoby, stážisté, dodavatelé apod.) budou mít v takový interní kanál potřebnou důvěru.

Tato důvěra se přitom musí týkat jak věcné stránky interních postupů, tj. že skutečně dojde k řádnému a objektivnímu prošetření oznámení, tak i splnění formálních požadavků, zejména, že bude důsledně zajištěna důvěrnost oznamování a ochrana totožnosti (identity) oznamovatele a třetích osob.

Z hlediska požadavku na zajištění důvěrnosti se má na mysli, že postupy pro interní oznámení musí umožňovat nejen zcela důvěrné přijímání oznámení, ale současně i jejich důvěrné prošetřování. V tomto směru přitom primárně jde o vhodné organizační a technické řešení interního kanálu včetně s ním spojené komunikace, a to jak komunikace mezi organizací a oznamovatelem, tak i komunikace osob pověřených k prošetřování oznámení. Neméně významným úkolem však rovněž je výběr vhodné osoby anebo organizačního úseku (oddělení, odboru apod.), které budou určeny jako příslušné pro přijímání oznámení a následných opatření.

Ochrana totožnosti oznamovatele a třetích osob v rámci interního kanálu pro oznamování zahrnuje následující složky:

• utajení identity oznamovatele a zákaz zveřejnění jakýchkoli informací o jeho identitě mimo interní systém;

• ochrana osobních údajů oznamovatele dle dotčených právních předpisů, zejména GDPR;

• ochrana identity a osobních údajů oznámením dotčených osob, prostředníků a třetích osob;

• zabránění přístupu jakýchkoli neoprávněných osob do interního…