33.3
Postupy pro následná opatření
JUDr. Pavel Koukal
Nedílnou součástí interního whistleblowingu jsou postupy pro následná opatření, kterými se rozumí interní opatření organizace související s přijetím oznámení a jeho prošetřováním.
Zajištěním a realizací těchto následných opatření je pověřena vhodná pověřená (určená) osoba, kterou může být:
-
vhodná fyzická osoba v rámci organizace (určený zaměstnanec);
-
vhodný organizační úsek (určený úsek), za který jedná vedoucí úseku anebo jiný pověřený zaměstnanec;
-
při splnění stanovených podmínek i třetí osoba stojící mimo organizaci (externí určená osoba).
Ve všech případech musí být u příslušné určené osoby splněna k výkonu funkce podmínka nezávislosti a neexistence střetu zájmů, přičemž externí určená osoba ještě musí navíc osvědčit konkrétní záruky týkající se dodržování důvěrnosti, ochrany osobních údajů a jiných informací, jakož i obchodního, služebního nebo jiného tajemství.
Organizace je povinna zajistit určené osobě potřebné organizační, technické, finanční a další předpoklady pro řádný výkon činností spojených s prováděním následných opatření a současně průběžně poskytovat veškerou další potřebnou součinnost.
Pokud jde o konkrétní náplň činnosti určené osoby, lze interní postupy nastavit dvojím způsobem. Buď tato určená osoba jednotlivá oznámení přijímá a poté sama ohledně nich činí veškerá následná opatření včetně interního šetření (prošetřování), anebo že tato působnost je rozdělena mezi určenou osobu, která oznámení přijímá, potvrzuje jejich přijetí a dále komunikuje s oznamovatelem, a speciálně pověřeným prošetřovatelem, který již činí příslušná opatření k prověření toho, zda je oznámení důvodné či nikoliv.
V řadě případů interního whistleblowingu, který je zaveden a uplatňován u obchodních společností v rámci CMS, jde o tzv. podnikového ombudsmana, který je externí určenou osobou a přijímá oznámení, současně tato oznámení i prověřuje a dále komunikuje s oznamovatelem.
Obecně platí, že vždy je třeba provádět následná opatření v souladu s povinností mlčenlivosti (důvěrnosti) a s řádnou péčí, přičemž porušení tohoto požadavku je spojeno s odpovědností určené osoby anebo prošetřovatele,…
