11.2
K další dokumentaci vedené povinným subjektem
JUDr. Pavel Koukal
Pokud jde o dokumentaci vedenou příslušnou osobou, tak tato již byla, resp. bude blíže popsána v ostatních kapitolách této příručky. Nyní se proto blíže zaměříme na další dokumentační povinnosti povinného subjektu, které jsou primárně upraveny v ustanovení § 9 ZOCH.
Jak již bylo konstatováno, tak součástí dokumentace vedené povinným subjektem jsou povinně uveřejňované písemné informace podle § 9 odst. 2 písm. b) ZOCH, a to jako informace uveřejňované způsobem umožňujícím dálkový přístup. Je to ve své podstatě základní informační povinnost povinného subjektu ve vztahu k případným oznamovatelům, kterou je však namístě v praxi doplňovat i dalšími písemnými informacemi prostřednictvím standardní interní komunikace zavedené u příslušné organizace.
Podle § 9 odst. 2 písm. b) ZOCH je přitom výčet těchto povinných informací vymezen taxativně a zahrnuje informace:
-
o způsobech oznamování prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a Ministerstvu spravedlnosti;
-
označení příslušné osoby, její telefonní číslo a adresu elektronické pošty nebo jinou adresu pro doručování a
-
zda povinný subjekt vylučuje přijímání oznámení od osob, které pro povinný subjekt nevykonávají práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) ZOCH.
Dotčené ustanovení § 9 ZOCH upravuje i další součásti dokumentace vnitřního oznamovacího systému, a to písemné určení příslušné osoby nebo příslušných osob (§ 9 odst. 1 ZOCH) a záznam o poučení příslušné osoby o jejích právech a povinnostech (§ 9 odst. 2 písm. c) ZOCH).
Pokud jde o určení příslušné osoby nebo příslušných osob, nepochybně se jedná o individuální řídící akt ("rozhodnutí"), který musí učinit statutární orgán dané právnické osoby nebo vedoucí orgánu veřejné moci. Zákon sice ve svém ustanovení § 9 odst. 1 výslovně nestanoví, že toto "určení" musí mít písemnou formou, ale z celkového kontextu…
